Trong thời đại số, email là một phần không thể thiếu trong công việc và học tập. Trong số các nền tảng email phổ biến, Microsoft Outlook nổi bật với tính năng mạnh mẽ, giao diện thân thiện và tích hợp lịch làm việc. Cùng thủ thuật tìm hiểu các mẹo dùng Outlook giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chuyên nghiệp hóa cách giao tiếp qua email.
Mẹo sử dụng Outlook tối ưu hiệu suất công việc
Sử dụng phím tắt thông minh
Outlook hỗ trợ rất nhiều phím tắt giúp bạn thao tác nhanh hơn:
- Ctrl + R: Trả lời email
- Ctrl + Shift + M: Tạo email mới
- Ctrl + E: Tìm kiếm email
Bạn có thể truy cập danh sách đầy đủ phím tắt từ mục Help > Keyboard Shortcuts để luyện tập và ghi nhớ dần.
Tạo chữ ký chuyên nghiệp
Thay vì viết tay thông tin liên hệ cuối mỗi email, hãy tạo chữ ký tự động với:
- Họ tên, chức danh, thông tin liên lạc
- Logo công ty, mạng xã hội
- Câu slogan ngắn thể hiện thương hiệu cá nhân
- Một chữ ký chuyên nghiệp là điểm cộng lớn khi bạn xây dựng mối quan hệ, nhất là trong các ngành đòi hỏi uy tín như kinh doanh đồ điện tử, dịch vụ tài chính hay thương mại quốc tế.
Tận dụng Quick Steps để tự động hóa
Tính năng Quick Steps cho phép bạn thực hiện một chuỗi hành động chỉ với 1 cú click – ví dụ:
- Đánh dấu đã đọc → di chuyển đến thư mục “Xử lý sau” → gắn nhãn “Ưu tiên thấp”
- Trả lời email → gắn cờ follow-up sau 2 ngày
Bạn có thể tạo các kịch bản tùy theo phong cách làm việc cá nhân.
Tạo Rule để lọc email tự động
Outlook cho phép bạn thiết lập Rules để lọc thư đến theo nhiều tiêu chí:
- Email từ sếp → vào thư mục “Quan trọng”
- Thư chứa từ khóa “báo giá” → gắn nhãn “khách hàng tiềm năng”
- Email từ website đăng ký → chuyển thẳng vào mục “Quảng cáo”
Việc này tương tự như cách bạn phân bổ tài sản chiến lược: nếu phân loại tốt ngay từ đầu, bạn sẽ kiểm soát khối lượng công việc hiệu quả hơn.
Hẹn giờ gửi email
Một mẹo cực hữu ích cho người hay làm việc đêm là lên lịch gửi email vào giờ hành chính hôm sau. Cách làm:
- Soạn email như bình thường
- Nhấn vào “Options” > “Delay Delivery” > chọn ngày, giờ gửi
Nhờ đó, email sẽ được gửi vào thời điểm người nhận có nhiều khả năng phản hồi hơn.
Tìm email cực nhanh bằng công cụ nâng cao
Outlook hỗ trợ Search Tools mạnh mẽ, giúp bạn tìm email theo:
- Người gửi
- Ngày gửi
- Chủ đề
- Tệp đính kèm
Bạn có thể dùng cú pháp: from:[email protected] subject:hoadon hasattachment:yes để lọc chính xác hơn hàng trăm email trong vài giây.
Mẹo nâng cao trải nghiệm và bảo mật Outlook
Tích hợp lịch và lời mời họp
Outlook đồng bộ với Calendar, giúp bạn:
- Lên lịch họp, gửi lời mời
- Nhắc nhở trước sự kiện
- Tự động thêm cuộc họp Zoom/Teams vào thư mời
Đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc nhóm hoặc có khách hàng doanh nghiệp.
Dùng Add-ins mở rộng tính năng
Một số Add-ins hữu ích nên dùng trong Outlook:
- Translator – dịch email nhanh
- Zoom – tạo lịch họp ảo
- Trello/Evernote – chuyển nội dung email sang task
- Grammarly – kiểm tra lỗi ngữ pháp
Tính năng này rất phù hợp với những ai cần tổ chức công việc chặt chẽ như các chuyên gia áp dụng bí quyết kinh doanh để tăng hiệu quả quản lý thời gian.
Chặn email rác hiệu quả
Không ai thích bị làm phiền bởi quảng cáo hoặc spam. Hãy:
- Thêm người gửi đáng tin vào “Safe Senders”
- Dùng Rule để chuyển thư rác sang thư mục riêng
- Block tên miền lạ hoặc nội dung đáng ngờ
Bảo mật và sao lưu email
Đừng chủ quan với bảo mật. Hãy:
- Bật xác thực 2 bước (2FA)
- Đặt mật khẩu mạnh cho tài khoản
- Định kỳ sao lưu email bằng tệp .PST
- Không mở liên kết, tệp đính kèm từ người lạ
Outlook không chỉ là một ứng dụng gửi/nhận email đơn giản. Khi biết tận dụng các mẹo dùng Outlook như phím tắt, phân loại thư, tự động hóa thao tác và tích hợp lịch – bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm được rất nhiều thời gian mỗi ngày.
Xem thêm: Những app kiếm tiền online uy tín cho học sinh có thu nhập
Xem thêm: Cách chặn Zalo mà người khác không biết, tế nhị khéo léo
Hãy bắt đầu với 2–3 mẹo trong danh sách, sau đó mở rộng dần để biến Outlook thành trợ lý số thông minh trong công việc. Dù bạn đang là nhân viên văn phòng, freelancer, hay đang kinh doanh đồ điện tử, Outlook chắc chắn là công cụ đáng tin cậy để duy trì năng suất lâu dài.
